Opis
problemu

Przez świadczenia pozapłacowe rozumie się wszelkie dodatki, nagrody, ekwiwalenty (np. za niewykorzystany urlop), świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej: u.p.d.o.f.). Czyli są to wszystkie świadczenia, które nie stanowią wynagrodzenia za wykonaną pracę.

Jakie są powszechnie stosowane rodzaje świadczeń pozapłacowych?

Ubezpieczenia

Większość nieobowiązkowych ubezpieczeń na rzecz pracowników nie stanowi kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. Istnieje jednak skuteczna optymalizacja: wystarczy, aby ubezpieczającym i ubezpieczonym był pracodawca (a nie pracownik). Wówczas składki nie generują przychodu po stronie pracownika, a pracodawca może je w pełni zaliczyć do kosztów podatkowych.

Pożyczki dla pracowników

Pracodawca może udzielać pracownikom pożyczek. Problem pojawia się tylko wtedy, gdy pożyczka ma charakter preferencyjny (niskie lub zerowe oprocentowanie) – wówczas grozi powstanie przychodu z nieodpłatnego świadczenia.

Kluczowa zasada: zgodnie z art. 720 § 1 Kodeksu cywilnego pożyczka jest co do zasady nieodpłatna – odsetki należą się tylko wtedy, gdy strony wyraźnie to umówią.

Najlepsza optymalizacja: Udzielać pożyczek (również nieoprocentowanych) wyłącznie z środków ZFŚS lub środków obrotowych, przy czym zasady muszą być identyczne dla wszystkich pracowników (lub wszystkich uprawnionych do ZFŚS). W takiej sytuacji nie powstaje przychód w wysokości niezapłaconych odsetek.

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12.12.2022 r., 0115-KDIT2.4011.687.2022.1.MD „otrzymanie nieoprocentowanej pożyczki jest obojętne podatkowo. Skoro zakład pracy nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i zasady udzielania pożyczek są jednakowe dla wszystkich pracowników, nie powstaje przychód ze stosunku pracy u pracowników w wysokości niezapłaconych odsetek.

Podnoszenie kwalifikacji

Świadczenia na podnoszenie kwalifikacji, które są niezbędne pracownikowi (nie tylko pracodawcy), korzystają ze zwolnienia z PIT (art. 21 ust. 1 pkt 90 u.p.d.o.f.). Jeżeli jednocześnie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami pracodawcy – są też kosztem podatkowym. Optymalizacja polega na indywidualnym projektowaniu szkoleń we współpracy z firmą szkoleniową tak, aby spełniały oba warunki jednocześnie.

Samochód służbowy do celów prywatnych – najpopularniejszy benefit

Wykorzystanie samochodu służbowego wyłącznie do celów służbowych nie generuje przychodu. Do celów służbowych zalicza się również dojazd z domu do pracy, o ile w umowie o pracę lub regulaminie znajdzie się zapis o obowiązku parkowania pojazdu w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika.
Przychód z prywatnego użytkowania jest zryczałtowany:
• 250 zł miesięcznie – samochody o mocy do 60 kW oraz pojazdy elektryczne i wodorowe,
• 400 zł miesięcznie – pozostałe samochody.

Dodatkowe możliwości optymalizacji

• wybór pojazdu o odpowiedniej mocy,
• prowadzenie ewidencji – przy korzystaniu tylko przez część miesiąca przychód = 1/30 ryczałtu za każdy dzień prywatnego użytkowania,
• koszty utrzymania (paliwo, ubezpieczenie, przeglądy) wliczone w ryczałt; opłaty parkingowe i autostrady już nie.

Abonamenty medyczne

Zgodnie z uchwałą NSA z 24 października 2011 r. (II FPS 7/10) pakiety medyczne (poza medycyną pracy) stanowią nieodpłatne świadczenie ze stosunku pracy. Jedyna realna optymalizacja: wyodrębnienie w cenie abonamentu wartości świadczeń medycyny pracy (np. z 200 zł abonamentu wydzielić 100 zł medycyny pracy → przychód pracownika tylko 100 zł).

Czym innym są prywatne pakiety medyczne stanowiące benefity.

Podróże służbowe

Większość świadczeń z tytułu podróży służbowych jest zwolniona z PIT. Problem pojawia się przy przekroczeniu limitów noclegowych z rozporządzenia o podróżach służbowych.
Rozwiązanie: zamiast zwrotu kosztów – zapewnić nocleg w naturze (faktura bezpośrednio na spółkę). Wówczas nie stosuje się limitów rozporządzenia, a całość jest kosztem pracodawcy. Limit zwolnienia z PIT dla świadczeń w naturze (zakwaterowanie) wynosi obecnie 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 18 u.p.d.o.f.).
Analogicznie można podwyższać limity za zgodą pracodawcy (§ 8 ust. 2 r.p.s.) – podwyższony zwrot również korzysta ze zwolnienia.

Zakwaterowanie pracowników (poza delegacjami)

Zwolnienie z PIT do 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f.) przysługuje wyłącznie pracownikom zamieszkującym poza miejscowością zakładu pracy i niekorzystającym z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.
W praktyce organy podatkowe stosują się ściśle do tego limitu, natomiast sądy (m.in. NSA w wyroku z 1 sierpnia 2023 r., II FSK 270/21) uznają, że zakwaterowanie w interesie pracodawcy (np. przy delegowaniu długoterminowym) w ogóle nie generuje przychodu. Warto rozważyć wniosek o interpretację indywidualną.

Imprezy integracyjne – brak przychodu

Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego K 7/13 oraz ugruntowanym orzecznictwie NSA (m.in. II FSK 1064/11, II FSK 1256/11) udział w imprezach integracyjnych nie powoduje powstania przychodu u pracowników. Nie da się bowiem przypisać konkretnej wartości świadczenia do konkretnej osoby, a celem imprezy jest interes pracodawcy (integracja zespołu), a nie korzyść pracownika.

Świadczenia z ZFŚS – kumulacja zwolnień

Większość świadczeń z ZFŚS jest zwolniona z PIT, jednak limity są różne:
• zapomogi z tytułu zdarzeń losowych – bez limitu,
• świadczenia dla emerytów/rencistów – do 4 500 zł rocznie,
• rzeczowe i pieniężne świadczenia socjalne – do 1 000 zł rocznie,
• dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży – bez limitu.

Najskuteczniejsza optymalizacja: precyzyjne skonstruowanie regulaminu ZFŚS i uchwał komisji socjalnej tak, aby jedno świadczenie mogło korzystać jednocześnie z kilku podstaw zwolnienia (kumulacja).
Przykład: Emeryt otrzymuje 5 000 zł pomocy na zakup sprzętu medycznego:
• w całości jako zapomoga z tytułu zdarzenia losowego (zniszczenie poprzedniego sprzętu),
• do 4 500 zł jako świadczenie dla byłego pracownika,
• do 1 000 zł jako świadczenie socjalne z ZFŚS.
Dzięki dobrze napisanemu regulaminowi można całkowicie wyeliminować PIT od pomocy socjalnej.