Co się zmieniło

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która w istotny sposób zmieniła zasady legalizacji zatrudnienia. Dla pracodawców oznacza to nie tylko nowe formularze, ale przede wszystkim nowy sposób myślenia o odpowiedzialności za status cudzoziemca – legalny pobyt i legalna praca to dwie odrębne kwestie, które trzeba weryfikować niezależnie od siebie.

Elektronizacja procedur

Większość spraw związanych z zatrudnianiem cudzoziemców – składanie wniosków, przesyłanie dokumentów, powiadomienia do urzędów – przeniesiono do formy elektronicznej. Dla działów HR oznacza to konieczność dostosowania wewnętrznych procedur obiegu dokumentów i pilnowania nowych terminów w systemach cyfrowych, a nie wyłącznie w papierowych aktach osobowych.

Nowe obowiązki informacyjne

Pracodawca musi terminowo zgłaszać fakt podjęcia pracy przez cudzoziemca – np. w przypadku obywateli Ukrainy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy należy złożyć w Powiatowym Urzędzie Pracy powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy. Istnieje też obowiązek w odpowiednim terminie do przekazywania do właściwych urzędów kopii zawartych umów i do bieżącego monitorowania zmian statusu pobytowego pracownika. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy niezależnie od dobrej wiary co do legalności zatrudnienia.

Obywatele Ukrainy – zmiany od 5 marca 2026 r.

Warunki zatrudniania obywateli Ukrainy zostały ściślej powiązane z modelami ochrony czasowej. Oznacza to konieczność weryfikacji aktualnego statusu ochrony oraz numeru PESEL UKR przed dopuszczeniem pracownika do pracy, a nie tylko przy zawieraniu umowy.

Lista kontrolna pracodawcy

• Weryfikacja podstawy pobytu i podstawy pracy jako dwóch odrębnych kwestii
• Wybór właściwej ścieżki legalizacji: zezwolenie, oświadczenie lub powiadomienie
• Bieżące monitorowanie ważności dokumentów pobytowych i statusu ochrony czasowej
• Zgodność faktycznych warunków zatrudnienia z dokumentami legalizacyjnymi
• Terminowe zgłoszenia i archiwizacja dokumentacji w wersji elektronicznej

Podsumowanie

Nowe przepisy przenoszą część odpowiedzialności za weryfikację statusu cudzoziemca na pracodawcę i skracają czas na reakcję w razie zmiany okoliczności. Warto zweryfikować obowiązujące w firmie procedury HR jeszcze przed najbliższą kontrolą.

Potrzebujesz pomocy w weryfikacji zgodności zatrudnienia cudzoziemców w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym Zespołem.